Hospodársky subjekt, ktorý sa rozhodne požiadať o udelenie osvedčenia ako žiadateľ by mal mať spĺňať kritériá:

• a) absencia akéhokoľvek závažného porušenia alebo opakovaných porušení colných a daňových predpisov vrátane absencie závažných trestných činov súvisiacich s hospodárskou činnosťou žiadateľa; (čl. 39 Colného kódexu Únie písm. a) nasl. čl. 24 Vykonávacieho nariadenia Komisie k Colnému kódexu Únie)
• b) preukázanie vysokého stupňa kontroly nad operáciami a tokom tovaru zo strany žiadateľa prostredníctvom systému riadenia obchodnej a prípadne prepravnej evidencie, ktorý umožňuje náležité colné kontroly; (čl. 39 Colného kódexu Únie písm. b) nasl. čl. 25 VNKCKÚ)
• c) finančná spôsobilosť, ktorá sa považuje za preukázanú, ak je žiadateľ s náležitým ohľadom na typické črty druhu dotknutej podnikateľskej činnosti v dobrej finančnej situácii, ktorá mu umožňuje plniť si záväzky; (čl. 39 Colného kódexu Únie písm. c) nasl. čl. 26 Vykonávacieho nariadenia Komisie k Colnému kódexu Únie)
• d) vzhľadom na povolenie uvedené v článku 38 ods. 2 písm. a) praktické normy pre odbornú spôsobilosť alebo odbornú kvalifikáciu priamo spojenú s vykonávanou činnosťou; a (čl. 39 písm. d) nasl. čl. 27 Vykonávacieho nariadenia Komisie k Colnému kódexu Únie)
• e) vzhľadom na povolenie uvedené v článku 38 ods. 2 písm. b) Colného kódexu Únie primerané normy bezpečnosti a ochrany, ktoré sa považujú za dodržané, ak žiadateľ preukáže, že zachováva primerané opatrenia na zaistenie bezpečnosti a ochrany medzinárodného dodávateľského reťazca, a to aj v oblasti kontroly fyzickej integrity a prístupu, logistických postupov a nakladania so špecifickými druhmi tovaru, personálu a identifikácie jeho obchodných partnerov. (čl. 39 písm. e) Colného kódexu Únie nasl. čl. 28 Vykonávacieho nariadenia Komisie k Colnému kódexu Únie)

Plnenie kritérií AEO

Colné orgány by mali za účelom zrýchlenia procesu v súvislosti s podanou a prijatou žiadosťou, ak je to možné, využiť informácie, ktoré už o žiadateľovi o štatút schváleného hospodárskeho subjektu majú. V praxi to znamená, že využijú dostupné údaje vo svojich databázach v informačných systémoch, ale aj tie, ktoré im už žiadateľ poskytol a ktoré sú známe, aby nedochádzalo k duplicite a prieťahom v procese posudzovania plnenia kritérií. Charakteristickým prvkom v celom procese je vzájomná komunikácia, pretože nejde o autoritatívne riešenia, ale o spoluprácu do ktorej žiadateľ vstupuje z vlastného rozhodnutia a colné orgány mu pomáhajú korigovať jeho vlastné procesy a postupy tak, aby splnil požadované kritériá a mohol tak získať osvedčenie schválený hospodársky subjekt. Po potvrdení prijatia žiadosti sú colné orgány v lehote 120 dní rozhodnúť, či žiadateľa splnil kritériá a vydať rozhodnutie vo veci udelenia osvedčenia.  

Takýto postup sleduje zníženie času potrebného na predbežný audit, ktorý obvykle zahŕňa informácie z nasledujúcich oblastí:

• o predchádzajúcich žiadostiach a povoleniach vo vzťahu k colným orgánom,  
• informácie, ktoré už boli colným orgánom poskytnuté,
• z colných auditov vykonaných v minulosti,
• colných postupoch a vyhláseniach, ktoré žiadateľ predkladá alebo predkladal,
• samohodnotenia vykonaného žiadateľom pred predložením žiadosti (dotazník),
• existujúcimi normami a certifikovanými postupmi žiadateľa, 
• závery experta, ktoré žiadateľa predložil  (ak nie sú podľa čl. 127 Vykonávacieho nariadenia Komisie k Colnému kódexu Únie osobami v prepojení)  

Experti C&D Services sa ani vo vzťahu ku svojmu klientovi nepovažujú za osoby prepojené. Sme právnickou osobou, ktorá je oprávnená na účely AEO vypracovať na účely preskúmania plnenia kritérií klientom pre colné orgány expertízy, závery, analýzy a expertné materiály.

Samohodnotiaci dotazník AEO

Riadne, pravdivo a úplne vyplnený dotazník, kde žiadateľ prostredníctvom odpovedí na kladené otázky vlastne vykonáva samohodnotenie, je súčasťou a podmienkou prijatia žiadosti zo strany Colného úradu Žilina ako autorizačného pracoviska v Slovenskej republike, povereného schvaľovaním hospodárskych subjektov.

V rámci samohodnotiaceho dotazníka podľa Príručky TAXUD/B2/047/2011-REV6 sú obsiahnuté nasledujúce okruhy otázok z týchto oblastí:

1. Všeobecné informácie o spoločnosti žiadateľa  
2. Dodržiavanie colných predpisov spoločnosťou žiadateľa (článok 39 (a) Colného kódexu Únie; článok 24 Vykonávacieho nariadenia k Colnému kódexu Únie; Príručka AEO Časť 2, Oddiel I)
3. Účtovný a logistický systém v spoločnosti žiadateľa (článok 39 (b) Colného kódexu Únie, článok 25 Vykonávacieho nariadenia k Colnému kódexu Únie; Príručka AEO, Časť 2, Oddiel II)
4. Platobná schopnosť spoločnosti žiadateľa (článok 39 (c) Colného kódexu Únie, článok 26 Vykonávacieho nariadenia k Colnému kódexu Únie, Príručka AEO, Časť 2, Oddiel III)
5. Praktické normy pre odbornú spôsobilosť alebo odbornú kvalifikáciu spoločnosti žiadateľa (článok 39 (d) Colného kódexu Únie, článok 27 Vykonávacieho nariadenia k Colnému kódexu Únie, Príručka AEO, Časť 2, Oddiel IV)
6. Požiadavky na bezpečnosť a ochranu v spoločnosti žiadateľa (článok 39 (e) Colného kódexu Únie, článok 28 Vykonávacieho nariadenia k Colnému kódexu Únie, Príručka AEO, Časť 2, Oddiel V)

Podrobnejší nový aktuálny samohodnotiaci dotazník v slovenskom jazyku. Plnenie kritéria podľa bodu 5 vyžaduje poverený orgán v rámci prechodných opatrení osobitne. 

Žiadosť o AEO a povinné prílohy

Kontaktné osoby v projekte AEO

Ako sme už uviedli v inej časti, veľmi dôležitá je vzájomná komunikácia medzi hospodárskym subjektom a colnými orgánmi. Aby mohla prebiehať efektívne a koordinovane je potrebné zabezpečiť ustanovenia tzv. kontaktnej osoby v spoločnosti žiadateľa. Kontaktná osoba musí byť znalá problematiky vo firme, ovládať jej procesy, mať prehľad o organizačnej štruktúre a tiež dobré komunikačné schopnosti. Zabezpečí nielen externú ale tiež internú komunikáciu tak, aby všetky potrebné informácie, podklady, dokumentácia a skutočnosti boli včas zhromaždené a poskytnuté colným orgánom. Kontaktná osoba môže do značnej miery ovplyvniť priebeh ako i trvanie jednotlivých fáz samotného projektu AEO.

Zmeny procesov v AEO

Schválený hospodársky subjekt je povinný informovať zodpovedné colné úrady o dôležitých udalostiach, ktoré by mohli ovplyvniť jeho oprávnenie, vrátane prípadov, ak nastane zmena v podmienke prístupu k informáciám alebo v spôsobe ich sprístupnenia.

Plnenie AEO kritérií

Schválený hospodársky subjekt je aj po získaní štatútu povinní sústavne plniť všetky kritériá, preto musí byť podrobovaný pravidelným kontrolám ich plnenia a eliminácie rizík, prípadne sa zisťuje, či neexistujú nové riziká, či je kvalita procesov a systémových opatrení rovnako dobrá, ak nie lepšia ako bola pred alebo tesne po vykonaní auditu. Za týmto účelom sa vykonáva tzv. monitoring, čo je v podstate tzv. hodnotiaci audit.

Pravidelný monitoring po získaní AEO statusu

Ak hodnotenie vedie k záveru, že schválený hospodársky subjekt nemá alebo už nemá kontrolu nad jedným alebo viacerými rizikami, zodpovedný colný úrad ho o tomto informuje. Schválený hospodársky subjekt následne musí podniknúť kroky k vykonaniu nápravných opatrení k odstráneniu daného stavu, aby sa vzniknuté riziko eliminovalo. Po prijatí a vykonaní opatrení zodpovedný colný úrad posúdi mieru rizika a zhodnotí tieto kroky a ich efektívnosť vo vzťahu k eliminácií riziká / rizík. V zásade sa riziká delia do troch kategórii nízke, stredné, vysoké. Prvé dve nie sú dôvodom na pozastavenie alebo odobratie štatútu, avšak prijaté opatrenia musia byť účinné. Pri hodnotenom vysokom riziku, toto musí byť okamžite odstránené, inak riziko trvá a to už obvykle býva dôvod k pozastaveniu, či odobratiu štatútu, avšak až po predchádzajúcej vzájomnej komunikácií.

Monitoring vedie k lepšiemu nastaveniu podmienok podnikania a ich sústavnému a systematickému zlepšovaniu, kedy zodpovedné colné úrady odporúčajú schválenému hospodárskemu subjektu lepší, efektívnejší spôsob využívania colných pravidiel a postupov.